+7 (812) 385-59-79 info@skyrise.ru
16.11.2016

Достижение выгод от внедрения ИТ

Авторы: А.Р. Ханов, С.Н. Колосов

Сама установка информационной системы (ИС) не приносит пользы и выгод бизнесу, если только лишь систему установили, наполнили данными и обучили персонал. Обязательно должны быть проведены соответствующие организационные изменения, которые оптимальным образом интегрируют функции новых систем в текущие процессы, принося новые выгоды.

Управление выгодами - это процесс организации и управления, построенный таким образом, чтобы достигать потенциальных выгод, появляющихся от использования возможностей. 

Рассмотрим процесс внедрения информационных систем, например, основываясь на методологии ASAP, который состоит из фаз: Подготовка проекта, Проектирование, Реализация, Подготовка к ОПЭ, Запуск и поддержка эксплуатации.

Результаты проекта при этом выражаются в характеристиках технической системы и в большей степени зависят от качества:

  1. Исходного технического задания с постановкой задачи и критериями приемки,
  2. Результатов проектирования системы и сбора начальных условий,
  3. Конкретных выбранных способов реализации функционала,
  4. Корректно составленных сценариев тестирования,
  5. Разработанных справочников и начальных остатков.

То есть, все работы направлены на обеспечение функционирования непосредственно технического комплекса в соответствие с ТЗ. При этом нет никакой гарантии, что корректно работающая информационная система будет использоваться эффективно. Имеется значительная зависимость эффективности использования результатов проекта от исходных целей и задач.

Цикл процессов управления выгодами должен начинаться до непосредственного внедрения информационной системы, с идентификации выгод, формирования функционального объема средств достижения выгод, обоснования выгод. А по завершению внедрения информационной системы завершаться оценкой и пересмотром выгод.

Таблица 1 Процесс управления выгодами

Этапы управления выгодами

Подэтапы

Идентификация выгод

 

Формирование функционального объема

Обоснование выгод

Внедрение информационной системы

Подготовка проекта

Проектирование

Реализация

Подготовка к ОПЭ

Запуск и поддержка эксплуатации

Пересмотр выгод

 

Опрос менеджеров, имеющих отношение к внедряемым информационным системам, показал следующую неутешительную статистику:

Таблица 2 Аспекты удовлетворенности менеджеров результатами проектов

Аспект оценки удовлетворенности

Не удовлетворены текущим подходом

Определение проектных затрат

43%

Приоритизация проектов

59%

Определение выгод

68%

Разработка бизнес-кейсов

69%

Планирование достижения выгод

75%

Оценка и пересмотр полученных выгод

81%

*По данным Влерик Лёвен Гент Школы Менеджмента в Бельгии

То есть, превышение бюджета проекта, как казалось бы, не является самой обсуждаемой проблемой. Гораздо более важной проблемой является корректное определение выгод, и способов их достижения. Если проект в силу организационных причин задерживается, и его затраты начинают превышать запланированные, но при этом эффект от внедрения этого проекта превышает эти затраты, то такой проект не следует считать неудачным, скорее неудачным надо считать проекты, которые не достигают своих целей.

В большинстве проектов внедрения систем CRM, ERP и других информационных систем, систем электронной передачи данных функциональный объем формируется из обещаний поставщиков решений и под давлением страха заказчика остаться позади конкурентов в большей степени, чем за основе ясного понимания выгод, которые получит организация-заказчик. Слишком часто руководители проектов не сразу осознают, что требования к внедрению выбранного приложения сформированы без четкого понимания ожидаемых выгод и требуемых организационных изменений для обеспечения эффективного использования заказанного программного решения.

При этом в большинстве инициатив заказчики полагаются на опыт разработчиков, полученный при решении задач конкурентов, и адаптацию бизнес-процессов из лучших практик к их оргструктуре, без изменения основных предпосылок принятой в компании системы управления.

Основной эффект при таком подходе проявляется в области автоматизации множественных рутинных операций, а не в формировании надёжного каркаса информационной системы или системы точек контроля процессов. Как следствие, и выгоды формулируются в основном в форме эффектов от сокращения трудозатрат и экономии расходов за счет минимизации рисков или высвобождения активов. При этом немонетарные выгоды, такие как обмен знаниями, синергия от совместной работы смежных функций, командная эффективность и индивидуальная удовлетворенность от работы никаким образом не учитываются.

Для получения реальных выгод от проектов необходимо изменить точку зрения на привычные задачи внедрения информационных систем и перейти:

Таблица 3 Задачи достижения выгоды от внедрения ИТ

От

К

От внедрения технологии

К внедрению средства достижения выгоды

От проектов, концентрирующихся на затратах

К проектам, концентрирующихся на выгодах

От предположений по уровню экономии бизнес-процесса

К решению целевого бизнес-кейса

От плана внедрения ИС

К плану управления изменениями

От бизнес-менеджера в роли надсмотрщика

К бизнес-менеджеру, вовлеченному и контролирующему ход проекта

От большого набора неприоритетной функциональности

К ИТ инвестициям в реализацию текущих и стратегически приоритетных задач

От обучения технологии

К обучению применению технологии

От технологического и проектного аудита

К циклической оценке и пересмотру получаемых выгод

Недооценка значимости для проекта внедрения ИС качеств и знаний сотрудников автоматизируемой предметной области, владельцев бизнес-процессов, приводит к тому, что проект начинает уходить от своих первоначальных целей. В частности, общая тенденция, что проектами руководят сотрудники служб ИТ, а не владельцы бизнес-процессов, только увеличивает сложность и затратность процесса внедрения и достижения качественного результата. Часто сотрудники ИТ неверно или в недостаточной степени понимают, как именно организованы бизнес-процессы и налажен бизнес, как следствие – увод проекта в технологическое русло и фокусирование на технических и эксплуатационных свойствах системы, и предъявление технологии в качестве результата, снимая с себя ответственность за некорректно выстроенный бизнес-процесс.

Ниже приведены примеры причин неудач, с которыми пришлось столкнуться бизнесу при первом внедрении системы, и каким образом удалось их исправить при повторном внедрении.

Таблица 4 Причины проблем неудачных решений

Первая попытка - неудача

Вторая попытка - успех

IT-специалист вел проект, с недостаточным знанием рассматриваемой бизнес-функции

Владелец бизнес-процесса вел проект, со специальным нанятым менеджером, с опытом в данной области, и поддерживаемый ИТ-специалистами

Решение использовать пакетированное решение для автоматизации функции - Вера в то, что требования просты, понятны и знакомы исполнителю проекта

Посещение рабочих мест в области функций автоматизации и адаптация (пересмотр) процедур других компаний для принятия лучших практик и формирования требований к системе

Уверенность в том, затребованное решение достаточно простое, чтобы иметь значительный риск быть неверно реализованным

Понимание того, что любое решение потребуются изменений в бизнес-процессах

Отсутствие согласия бизнеса на замену старой системы новой   / Совместное использование новой и заменяемой систем при минимальным изменениях бизнеса

Новые процедуры практически перечеркнули возможность и целесообразность использования предыдущей системы. Персонал использует новые процедуры. Все устаревшие системы приостановлены

Небольшие, недостаточные для адаптации новой системы изменения бизнеса

Спроектированы и реализованы требуемые организационные изменения и изменения бизнес-процессов

Заказанная поправка пакета. Длинная и сложная реализация, сложность в применении обновлений.

Минимальные изменения пакета, и использование встроенных функций. Короткая и простая реализация, простота обновления системы.

Затраты, без учета выгод

Выгоды достигают ожиданий

Таким образом, изменение традиционного подхода к внедрению в сторону фокусирования на достижение выгод от внедрения вносит ясность в понимание факторов успеха внедрения ИС, которые ранее практически не рассматривались ввиду сложности их оценки и контроля.

Не программное обеспечение создает конкурентные преимущества, а умения менеджмента организации направлять его на достижение целей бизнеса и создавать предпосылки для повышения эффективности.